Μπορεί στο άκουσμα αυτού του όρου να έρχονται εικόνες από ένα πολύπλοκο και δυσνόητο λογισμικό σύστημα. Το ERP μπορεί να ξεκίνησε κάπως έτσι, αλλά σήμερα αξιοποιείται παγκοσμίως, ακόμα και από μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις.
Τι ακριβώς όμως είναι αυτό το σύστημα και πως μπορεί να αναβαθμίσει την επιχειρηματική σας δραστηριότητα; Παρακάτω θα μοιραστούμε μαζί σας, όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για το σύστημα ERP, τα βασικά χαρακτηριστικά του και τα οφέλη του στις σύγχρονες αναπτυσσόμενες επιχειρήσεις.
Ποιος είναι ο πιο απλός ορισμός του ERP;
Σκεφτείτε για μια στιγμή όλες τις βασικές διαδικασίες που απαιτούνται, για τη λειτουργία μιας επιχείρησης. Έχουμε τη χρηματοοικονομική λειτουργία, το ανθρώπινο δυναμικό, την παραγωγή, τον εφοδιασμό, τις υπηρεσίες, τις προμήθειες και πολλά άλλα. Με πολύ απλά λόγια, το ERP ενσωματώνει όλες αυτές τις διαδικασίες, σε ένα ενιαίο σύστημα.
Τα νέα συστήματα ERP χρησιμοποιούν τις τελευταίες τεχνολογίες, όπως Machine Learning (ML) και Artificial Intelligence (AI), για να παρέχουν πληροφορίες, ορατότητα και αποτελεσματικότητα, σε κάθε πτυχή μιας επιχείρησης.
Η αποκωδικοποίηση του όρου ERP
Το ERP είναι ένα ακρωνύμιο, που σημαίνει Enterprise Resource Planning. Ας απλοποιήσουμε λοιπόν αυτή την έννοια λίγο περισσότερο. H λέξη ‘Enterprise’, αναφέρεται στην επιχείρηση σαν σύνολο, η λέξη ‘Resource’ σημαίνει «πόρος» και περιλαμβάνει το ανθρώπινο δυναμικό, τα προϊόντα, καθώς και τους οικονομικούς πόρους μιας επιχείρησης. Τέλος, η λέξη ‘Planning’ αφορά στη σχεδίαση και τη διαχείριση του εκάστοτε επιχειρηματικού σχήματος.
Τι είναι λοιπόν το λογισμικό ERP;
Το ERP είναι ένα λογισμικό που βοηθάει στην ομαδοποίηση, τη βελτιστοποίηση και την τυποποίηση των διαδικασιών μιας επιχείρησης, σε διάφορους τομείς. Τα συστήματα ERP λειτουργούν ως μια ενσωματωμένη πλατφόρμα λογισμικού, η οποία χρησιμοποιεί μια ενιαία βάση δεδομένων.
Ουσιαστικά το λογισμικό ERP, ενσωματώνει πληροφορίες από όλους τους τομείς μιας επιχείρησης, σε ένα ολοκληρωμένο σύστημα. Με αυτό τον τρόπο, τα δεδομένα μπορούν να διαμοιράζονται μεταξύ των τμημάτων σε πραγματικό χρόνο, προκειμένου να απλοποιηθούν οι διαδικασίες και να αυτοματοποιηθούν διάφορες εργασίες.
Στον πυρήνα του, ένα σύστημα ERP βασίζεται σε μια βάση δεδομένων υποστηρίζοντας επιχειρηματικές διαδικασίες, όπως:
- Λογιστικά και οικονομικά
- Διαχείριση αποθεμάτων
- Οργάνωση και υποστήριξη πωλήσεων
- Διαχείριση σχέσεων με πελάτες και προμηθευτές
- Παραγωγική ικανότητα
- Διαχείριση αλυσίδας εφοδιασμού
- Προγραμματισμός εργατικού δυναμικού
Χρησιμοποιώντας ένα αποδοτικό ERP, μια επιχείρηση μπορεί να διαχειριστεί αποτελεσματικά τις διαδικασίες της εξοικονομώντας πολύτιμο χρόνο και χρήμα.
Ποια είναι τα βασικά χαρακτηριστικά ενός ERP;
Κεντρική βάση δεδομένων
Εισάγοντας δεδομένα μία φορά στο ERP, είναι αρκετό για να έχει πρόσβαση σε αυτά οποιοσδήποτε άλλος χρήστης. Σκεφτείτε το δηλαδή σαν ένα κοινό χώρο για την αποθήκευση πληροφοριών.
Λειτουργία σε πραγματικό χρόνο
Μόλις τοποθετηθεί η πληροφορία στο λογισμικό ERP, ενημερώνεται ολόκληρο το σύστημα, παρέχοντας έτσι ακριβείς πληροφορίες σε πραγματικό χρόνο, για όλους τους υπόλοιπους χρήστες του.
Περιεκτικότητα
Αυτό σημαίνει ότι οι περισσότερες καθημερινές λειτουργίες και διαδικασίες της επιχείρησής σας, θα μπορούν να λειτουργούν μέσα στο λογισμικό ERP.
Από την οργάνωση των επαφών, τη διαχείριση των πωλήσεων, την καταγραφή των παραγγελιών, καθώς και των εσόδων και εξόδων, μέχρι αναλυτικά αρχεία των ενεργειών marketing που πραγματοποιείτε, όπως για παράδειγμα οι διαφημιστικές σας ενέργειες, η καταγραφή των leads (υποψήφιοι πελάτες), η προώθηση της ιστοσελίδας σας κλπ.
Η ιστορία του ERP – Από τη δεκαετία του 1960 στο σημερινό breakthrough
Όπως συνέβη και με τη ‘γέννηση’ της επιχείρησής σας, έτσι και αυτό που ξεκίνησε σαν μια υπολογιστική μηχανή για τα αποθέματα, εξελίχθηκε σε μια εξαιρετικά αποδοτική λύση, σχεδιασμένη να βοηθήσει την επιχείρησή σας να ‘ωριμάσει’.
Το σημερινό λογισμικό ERP είναι ένα πολύπλοκο και πανίσχυρο εργαλείο. Υπάρχουν πολλές διαφορετικές λειτουργίες, χαρακτηριστικά και δυνατότητες, που το καθιστούν ακόμα πιο εντυπωσιακό.
Ωστόσο, χρειάστηκαν πολλά χρόνια για να φτάσει εκεί που είναι τώρα. Ο στόχος του λογισμικού ERP καθ’ όλη τη διάρκεια αυτών των ετών, έχει παραμείνει ο ίδιος. Να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να λειτουργήσουν πιο αποτελεσματικά.
Στάδιο 1: Η αρχική ανάπτυξη
Η ρίζα της σύγχρονης λύσης λογισμικού που ονομάζεται ERP, προέρχεται από το πρώιμο λογισμικό MRP (Material Requirements Planning), που σχεδιάστηκε κατά τη δεκαετία του 1960. Αποτελούσε ένα τεράστιο βήμα για τα δεδομένα της εποχής, αλλά ήταν και πάλι περιορισμένο.
Τα πρώτα συστήματα MRP, επικεντρώθηκαν στην οργάνωση και τον προγραμματισμό των υλικών, από την πλευρά της κατασκευής και είχαν περιορισμένη εμβέλεια σε άλλους τομείς, όπως η επιχειρηματική και η λογιστική. Αυτοί οι τομείς χρειάζονταν τα δικά τους ειδικά συστήματα, αλλά το MRP εκείνης της εποχής, δεν ήταν σε θέση να τα παρέχει.
Στάδιο 2: Τεχνολογικές εξελίξεις
Το πρώτο σημαντικό τεχνολογικό άλμα για το MRP, ήρθε κατά τη δεκαετία του 1970, με έμφαση στο hardware και τους ηλεκτρονικούς υπολογιστές. Με αυτό, το MRP εξελίχθηκε σε MRP II και τελικά MRP III.
Το MRP II περιείχε πρόσθετες διαδικασίες, οι οποίες απευθύνονταν τόσο στους εργαζόμενους όσο και στους πελάτες. Το MRP III περιείχε ακόμα περισσότερες λεπτομέρειες και συγκέντρωνε καλύτερα όλες τις πληροφορίες, για να γίνει πιο φιλικό προς το χρήστη. Ωστόσο, η τιμή του ήταν ιδιαίτερα ακριβή.
Στάδιο 3: Η αρχή του σύγχρονου ERP
Το σύγχρονο σύστημα ERP, άρχισε να παίρνει μορφή, με μια μεγάλη έκρηξη στον κλάδο της τεχνολογίας, στη δεκαετία του 1990. Ο λόγος ήταν ότι ενόψει της νέας χιλιετηρίδας, οι επιχειρήσεις ήταν πρόθυμες να επενδύσουν σε λογισμικό υψηλότερου επιπέδου, προκειμένου να προστατεύσουν τα δεδομένα τους.
Αυτή ήταν και η δεκαετία που, για πρώτη φορά, η κυβέρνηση και οι μη κερδοσκοπικές οργανώσεις αγόρασαν λογισμικό ERP, σε μεγάλη κλίμακα. Hardware και software παρουσίασαν εκρηκτική ανάπτυξη και σύντομα όλες οι μεγάλες επιχειρήσεις, καλύπτονταν από μια λύση λογισμικού ERP.
Γιατί πρέπει να επενδύσετε σε ένα ERP; Ποια είναι τα πλεονεκτήματα του;
Είναι αδύνατο να αγνοήσουμε τον αντίκτυπο του ERP στον επιχειρηματικό κόσμο. Λαμβάνοντας υπόψιν ότι όλα τα data και οι διαδικασίες της επιχείρησης βρίσκονται συγκεντρωμένα μέσα στο λογισμικό ERP, οι επιχειρήσεις μπορούν με αυτό τον τρόπο να ευθυγραμμίσουν την πορεία ξεχωριστών τμημάτων και να βελτιώσουν την εργασιακή τους ροή.
Μερικά από τα πλεονεκτήματα που έχει ένα σύστημα ERP περιλαμβάνουν:
Καλύτερη γνώση της ίδιας της επιχείρησης
Αποκτήστε καλύτερη συνολική εικόνα της επιχείρησής σας, μέσα από πληροφορίες που δημιουργούνται από reports και παρέχονται σε πραγματικό χρόνο.
Μεγαλύτερη παραγωγικότητα
Βελτιώστε και αυτοματοποιήστε τις βασικές επιχειρησιακές διαδικασίες σας, βοηθώντας όλα τα τμήματα της επιχείρησης να πετύχουν περισσότερα, χρησιμοποιώντας λιγότερους πόρους.
Καλύτερα insights
Εξαλείψτε τα ‘κενά’ των πληροφοριών, κερδίστε μια μοναδική πηγή αλήθειας και αποκτήστε γρήγορες απαντήσεις, σε κρίσιμα επιχειρηματικά ερωτήματα.
Ταχύτατο reporting
Αποκτήστε γρήγορη πληροφόρηση σχετικά με επιχειρησιακά και χρηματοοικονομικά ζητήματα, έχοντας στα χέρια σας αποτελέσματα που διαμοιράζονται εύκολα. Πραγματοποιήστε στοχευμένες ενέργειες, βάσει insights και βελτιώστε την απόδοση σε πραγματικό χρόνο.
Χαμηλότερος κίνδυνος
Ένα πλεονέκτημα του ERP, είναι ότι έχει σχεδιαστεί για να συμβαδίζει με τους κανονισμούς του κάθε κλάδου και να παρακολουθεί τυχόν αλλαγές προς συμμόρφωση. Αυτό σας επιτρέπει να παραμένετε ενημερωμένοι σχετικά με κανονιστικές πράξεις που σχετίζονται με επιχειρηματικές διαδικασίες όπως είναι οι νόμοι, οι κανονισμοί και τα guidelines.
Απλούστερο IT
Χρησιμοποιώντας ολοκληρωμένες εφαρμογές ERP, που μοιράζονται μια ενιαία βάση δεδομένων, μπορείτε να απλοποιήσετε το IT και να προσφέρετε σε όλους έναν ευκολότερο τρόπο εργασίας.
Μεγαλύτερη ευκινησία
Με αποτελεσματικές λειτουργίες και εύκολη πρόσβαση σε δεδομένα σε πραγματικό χρόνο, μπορείτε να εντοπίσετε και να αντιδράσετε γρήγορα σε νέες επιχειρηματικές ευκαιρίες.
Χαμηλότερο λειτουργικό κόστος
Μειώστε αποτελεσματικά τα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησής σας, μέσα από καθορισμένες και βελτιστοποιημένες επιχειρηματικές διαδικασίες.
Συνεπής υποδομή
Από το back office έως το front office, όλες οι επιχειρηματικές δραστηριότητες έχουν την ίδια εμφάνιση και αίσθηση.
Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση ενός ERP;
Χρησιμοποιώντας μια λύση ERP μπορείτε να βοηθήσετε την επιχείρησή σας να:
- Αυξήσει τα συνολικά της έσοδα
- Γίνει πιο αποτελεσματική, μέσα από την ενοποίηση διαφόρων εργασιών
- Αυξήσει την παραγωγικότητα του ανθρώπινου δυναμικού, αυτοματοποιώντας διάφορες διαδικασίες
- Μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα
- Ενισχύσει την ασφάλεια των επιχειρησιακών της δεδομένων
- Αντλήσει και να αξιοποιήσει πολύτιμες πληροφορίες από διαφορετικούς τομείς
Τι περιλαμβάνει ένα σύστημα ERP;
Ουσιαστικά, ένα ολοκληρωμένο σύστημα ERP, απαρτίζεται από επιμέρους ενσωματωμένες εφαρμογές, οι οποίες είναι γνωστές και ως modules. Αυτές οι εφαρμογές αξιοποιούνται, προκειμένου μια επιχείρηση να συγκεντρώνει, να αποθηκεύει, να διαχειρίζεται και να αναλύει δεδομένα για κάθε δραστηριότητα που πραγματοποιεί.
Ορισμένες από τις επιμέρους ενσωματωμένες εφαρμογές (modules) ενός συστήματος ERP είναι:
- Εμπορική Διαχείριση
- Οικονομική Διαχείριση
- Γενική Λογιστική
- Διαχείριση Παγίων
- Διαχείριση Αποθήκης
- Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων
- Διαχείριση Διανομής
- Διαχείριση Εφοδιασμού
- Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (CRM)
- Διαχείριση Λιανικής Πώλησης
- Προϊοντικός Σχεδιασμός
- Διαχείριση Παραγωγής
- Διαχείριση Υπηρεσιών
- Χρηματοοικονομική Λογιστική
- Πωλήσεις
- Marketing
- Τιμολόγηση
Ποιοι είναι οι βασικοί τύποι των συστημάτων ERP;
Υπάρχουν 3 βασικά μοντέλα λειτουργίας ενός λογισμικού συστήματος ERP:
Cloud-based ERP
To cloud-based ERP είναι ένα είδος λογισμικού που φιλοξενείται σε μια πλατφόρμα cloud, παρά στις ίδιες τις εγκαταστάσεις της επιχείρησης ή εντός του ίδιου του κέντρου δεδομένων μιας επιχείρησης.
On-premise ERP
Το λογισμικό ERP on-premise μπορεί να εγκατασταθεί σε υπολογιστές που βρίσκονται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης που το χρησιμοποιεί και όχι σε μια απομακρυσμένη περιοχή, όπως είναι το cloud.
Υβριδικό ERP
Ένα υβριδικό ERP είναι επίσης γνωστό ως ERP δύο επιπέδων. Αυτό σημαίνει ότι ορισμένα στοιχείων των εφαρμογών ERP θα βρίσκονται στο cloud και κάποια άλλα on-premise.
Γιατί λοιπόν να επενδύσετε σε ένα λογισμικό ERP;
Ο σημαντικότερος λόγος για τον οποίο οι επιχειρήσεις χρησιμοποιούν συστήματα ERP είναι για να συγκεντρώσουν όλες τις επιχειρηματικές τους δραστηριότητες, σε ένα ενιαίο σύστημα και βάση δεδομένων.
Έχοντας στη διάθεσή σας μια κεντρική βάση δεδομένων, παρέχετε στην επιχείρησή σας μια μοναδική, αξιόπιστη και ενημερωμένη πηγή data. Αυτό εξαλείφει τυχόν προβλήματα που προκύπτουν δουλεύοντας με λανθασμένα data, μειώνοντας έτσι περαιτέρω τα κόστη.
Μια κεντρική βάση δεδομένων βοηθά επίσης στη βελτίωση των analytics και του reporting. Το λογισμικό ERP, καθιστά ευκολότερη και ταχύτερη τη δημιουργία reports από την ομάδα σας. Με αυτό τον τρόπο αυτοματοποιούνται χρονοβόρες διαδικασίες, έχοντας ως αποτέλεσμα την αύξηση της παραγωγικότητας και της κερδοφορίας της επιχείρησης.
Τέλος, το ERP παρέχει τρόπους βελτίωσης της ικανοποίησης των πελατών. Ο καλύτερος τρόπος για να το πετύχετε αυτό, είναι να παρέχετε προϊόντα και υπηρεσίες που είναι επικεντρωμένα στον πελάτη.
Τα περισσότερα από τα συστήματα ERP είναι εξοπλισμένα με ένα εργαλείο CRM ή μπορούν εύκολα να ενσωματωθούν με ένα από αυτά. Με ένα ERP, το CRM σας έχει πρόσβαση σε δεδομένα ολόκληρης της επιχείρησης, εμφανίζοντάς σας ακριβείς λεπτομέρειες για διάφορες λειτουργίες.
Σε ποιους απευθύνεται το λογισμικό ERP;
Τα περισσότερα τμήματα μιας επιχείρησης μπορούν να επωφεληθούν από τη χρήση ενός λογισμικού ERP. Από τις πωλήσεις, το marketing και το ανθρώπινο δυναμικό (HR), μέχρι τα τμήματα παραγωγής και διανομής.
Το παραδοσιακό ERP έχει σχεδιαστεί για εταιρείες εμπορίου και παραγωγής, γι’ αυτό επικεντρώνεται σε αυτούς τους επιχειρηματικούς τομείς. Οι υπεύθυνοι παραγωγής και οι ομάδες τους, χρησιμοποιούν το ERP για να προσδιορίσουν τι πρέπει να κατασκευαστεί, ποιες πρώτες ύλες ή συστατικά απαιτούνται και πώς να σχεδιάσουν και να εκτελέσουν κύκλους παραγωγής.
Τα τμήματα διανομής των εταιρειών κατασκευής ή logistics χρησιμοποιούν το ERP για να παρακολουθούν τις απογραφές, να αγοράζουν αγαθά και πρώτες ύλες, να παραλαμβάνουν και να συσκευάζουν τα πωλούμενα προϊόντα και να τα μεταφέρουν στους πελάτες.
Τα λογιστικά τμήματα χρησιμοποιούν το ERP για τη δημιουργία οικονομικών αρχείων για όλες τις λειτουργίες που περιγράφονται παραπάνω. Το ERP βοηθά τις λογιστικές ομάδες να παρακολουθούν το κόστος, τις τιμές, την αξία του αποθέματος ή των αγαθών που πωλούνται και την κερδοφορία της εταιρείας.
Το ERP μπορεί επίσης να αποτελέσει πολύτιμη πηγή πληροφοριών για άλλα τμήματα, όπως το τμήμα σχεδιασμού προϊόντων και συντήρησης εξοπλισμού, ακόμη και αν δεν το χρησιμοποιούν πάντα άμεσα.
Γιατί να επιλέξετε το SAP Business One για την επιχείρησή σας;
Παρακάτω θα διαβάσετε τους βασικούς λόγους που επιχειρήσεις σε παγκόσμιο επίπεδο, επιλέγουν SAP Business One:
- Όλα τα ζωτικά στοιχεία των μικρών επιχειρήσεων, σε ένα ενιαίο σύστημα. Η εφαρμογή SAP Business One ενσωματώνει όλα τα δεδομένα της επιχείρησής σας σε ένα ενιαίο σύστημα, εξαλείφοντας την αντιγραφή (duplication) και τα σφάλματα.
- Λειτουργικότητα που σας βοηθά να βρίσκεστε κοντά τους πελάτες σας. Μικρές επιχειρήσεις όπως η δική σας, μπορούν να βασίζονται στο SAP Business One για να έχουν άμεσα πρόσβαση σε όλες τις επαφές, τις εγγραφές και το ιστορικό των πελατών, ώστε να ανταποκρίνονται στις ανάγκες των πελατών γρηγορότερα και καλύτερα από τον ανταγωνισμό.
- Άμεση πρόσβαση σε πληροφορίες, για άμεση δράση. Το SAP Business One διατηρεί όλες τις επιχειρηματικές πληροφορίες σε ένα μέρος για άμεση πρόσβαση και ανίχνευση, επιτρέποντάς σας να ανταποκρίνεστε γρήγορα στις μεταβαλλόμενες επιχειρηματικές ανάγκες.
- Ένα λογισμικό ειδικά σχεδιασμένο για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις. Το SAP Business One είναι ένα προσιτό και βραβευμένο λογισμικό, που εγκαθίσταται γρήγορα, είναι εύκολο στη χρήση και απλό στη συντήρησή του.
- Πολυετής αποδεδειγμένη εμπειρία. Μέσω του SAP Business One, η SAP προσφέρει δεκαετίες αποδεδειγμένης εμπειρίας στην εξυπηρέτηση κορυφαίων εταιριών παγκοσμίως, σε μικρές επιχειρήσεις όπως η δική σας, βοηθώντας σας να επιτύχετε καλύτερα αποτελέσματα.
- Ένα λογισμικό που αναπτύσσεται μαζί με την επιχείρησή σας. Με την ανάπτυξη της επιχείρησής σας, το SAP Business One μπορεί να παραμετροποιηθεί με ευελιξία, ώστε να συμβαδίζει με τις εξελισσόμενες επιχειρηματικές σας ανάγκες.
- Μεγάλη ποικιλία πακέτων ανά κλάδο. Το SAP Business One προσαρμόζεται στον τύπο της επιχείρησής σας, συνδυάζοντας θεμελιώδεις λειτουργίες των μικρών επιχειρήσεων και πρόσθετες λειτουργίες, που είναι συγκεκριμένες για τον κλάδο σας.
- Λογισμικό που εμπιστεύονται χιλιάδες μικρές επιχειρήσεις σε όλο τον κόσμο. Περισσότερες από 65.000 μικρές επιχειρήσεις σε ολόκληρο τον κόσμο, χρησιμοποιούν το SAP Business One.
